首先大家需要知道的是，论文署名，最为重要的是作者所在单位与作者之间的关系。
英语国家作者署名的通用形式为: 首名(first name), 中间名首字母(middle initial), 姓(last name). 中间名不采取全拼的形式是为了方便电脑检索和文献引用时对作者姓和名的识别, 如“Robert Smith Jones”的表达方式有可能导致难以区分其中的姓是“Jones”还是“Smith Jones”, 但“Robert S. Jones”则使得姓和名的区分简洁、明了.
为减少因为作者姓名相同而导致的文献识别方面的混乱, 部分期刊(尤其是医学类期刊)要求作者将其学位放在其姓名的前面或后面, 有些医学期刊甚至在其公开出版的论文中还将作者的职衔列于作者姓名和学位之后(或在首页的脚注中说明), 如: Dr. Joseph Kipnis--Psychiatrist; Dr. Eli Lowitz--Proctologist.
无论作者名的表达形式如何, 在文献引用中通常都只采取名的首字母和姓(全拼)的形式, 如: “Dr. Robert S. Jones--Psychiatrist”在参考文献的作者项中表示为“Jones R. S.”或“R. S. Jones”.
中国作者姓名表达的规范化程度则相对较差. 通过对200余种期刊的统计表明, 用汉语拼音拼写中国人姓名的方式有26种之多, 其变化形式体现在姓名的前后顺序、正斜体、大小写、缩写或全拼、复名之间是否用连字符, 等等.
现行的有关国家标准(GB/T 16159-1996)对中国人姓名汉语拼音拼写形式的规定为: “汉语人名按姓和名分写, 姓和名的开头字母大写”, 相应的举例有: Wang Jianguo (王建国), Dongfang Shuo (东方朔), Zhuge Kongming (诸葛孔明), 等.
由中华人民共和国新闻出版署印发、1999年2月试行的“中国学术期刊(光盘版)检索与评价数据规范”中相关规定为: “中国作者姓名的汉语拼音采用如下写法: 姓前名后, 中间为空格. 姓氏的全部字母均大写, 复姓应连写. 名字的首字母大写, 双名中间加连字符; 名字不缩写. 如: ZHANG Ying (张颖), WANG Xi-lian (王锡联), ZHUGE Hua (诸葛华).”
实际上, 国外英文版期刊一般会尊重作者对自己姓名的表达方式(但大多倾向于大写字母只限于姓和名的首字母), 有时在同一篇文章中不同作者的姓名表达方式也不尽相同. 例如: 发表于Nature (2002, 415: 732)的一篇短文中3位作者姓名的表达分别为“Shengli Ren, Guang’an Zu, Hong-fei Wang” (任胜利, 祖广安, 王鸿飞), 这篇短文被他人引用时, 作者姓名有可能被缩写为“Ren S, Zu G, Wang H F”等多种形式.
作为作者本人, 应尽量采用相对固定的英文姓名的表达形式, 以减少在文献检索和论文引用中被他人误解的可能性.
作者地址不仅有助于作者身份的识别, 同时也是期刊编辑部或读者与作者联系所必需的信息. 标署地址时应注意:
(1) 尽可能地给出详细的通讯地址, 对于大多数研究机构来说, 在不影响邮局投寄信件的前提下, 可以不列出详细的街道名, 但邮政编码必须要给出.
(2) 如果有二位或多位作者, 则每一不同的地址都应按作者出现的先后顺序列出, 并以相应上标符号的形式列出与相应作者的关系.
(3) 如果论文投稿或出版时作者调到一个新单位(不同于作者完成该研究工作的地址), 新地址应以“Present address” (现地址)的形式在脚注中给出. 这种做法对于读者了解作者的就职单位十分有用, 同时也有利于检索系统统计研究机构的论文产出.
(4) 如果论文的主要工作是作者在其他单位以兼聘或客座研究人员的身份完成的, 就需要在论文中同时标署作者实际所在单位和受聘单位的地址, 以体现成果的归属, 并且一定要清楚地指明作者的有效通讯地址.
(5) 如果第一作者不是通讯作者, 作者应按期刊的相关规定表达, 并提前告诉编辑. 期刊多以星号(*)或注解的形式标注通讯作者或联系人, 如: “Corresponding author”, “To whom correspondence should be addressed”, 或“The person to whom inquiries regarding the paper should be addressed”, 等等.
需要特别指出的是, 在投稿信或在线投稿的相关信息中一定要详细、准确地给出主要作者的详细通信地址和Emai地址, 以方便期刊编辑与作者进行快速而有效的沟通.
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